Ett antal processer i ett bolag är manuella just because. En reflekterar inte över att manuella processer tar tid och medför att fel kan uppstå. På engelska benämns detta som Digital Transformation, men är enklast utryckt på svenska som att automatisera processer.
Ekonomiavdelningen lägger mycket tid på att jaga leverantörsfakturor som är ute på attestering. Personen som skall signera är hemma med sjukt barn. När fakturan äntligen är signerat skall bokföringen uppdateras med korrekt kontering.
Nästa manuella steg i processen är att fram utbetalningsförslag till VD som skall signeras. När pappret är signerat skall någon skapa utbetalningsfil, logga in i banken och importera/godkänna utbetalningen
Hela denna processen kan en automatisera. Leverantörsfaktura scannas och attesteras utan att någon fysisk signerar på ett papper. När betalningsdatumet närmar sig tar systemet, automatisk, fram ett betalningsförslag. Detta betalningsförslaget signeras digitalt och betalning skickas automatisk till banken. När banken har utfört betalningen återrapporteras detta till systemet och den uppdateras som betalt. En har direkt uppdaterat leverantörsreskontran, och detta utan att några manuella processer på vägen.
I sin enklaste form handlar automatisering om att stödja, förenkla och effektivisera arbetsprocesser med IT-lösningar. Dock är det viktigt att vara medveten om att automatisering inte är IT-lösningar i sig, men att automatisering avser att använda teknologi för att eliminera manuella arbetsuppgifter och för att effektivisera. I en heldigital värld måste användare eller kunder inte förhålla sig till processer. Alla responser är automatiserade.
Många bolag har under många år kört på, och har tappat översikten över båda processer och IT-infrastruktur, och om organisationen och ovanstående är i linje med bolagets strategi. Man bör då ta några steg tillbaks och skaffa sig en överblick och titta på vad som kan/bör ändras för framtiden (2-5 års horisont). I projekt av denna typ måste man sätta sig tydliga och realiserbara mål. Man kommer också att upptäcka processändringar som snabbt och till låg kostnad kan implementeras. Det viktiga här är att alla ändringar skall i slutändan medföra ökad effektivitet och reducerade kostnader för bolaget. Det är också viktigt att man inte enbart sätter ström på papper, att man flyttar en process från ett papper till en app. Själva processen bör istället ändras, förenklas och automatiseras.
För att lyckas med automatisera processer måste ledningsgrupp och styrelse vara med på tåget. Det är dessa som tillsammans bestämmer bolagets framtida strategi och mål och det är därför dessa grupper också måste vara engagerade. Utan engagemang blir det aldrig någon automatisering.
Det är inte utan betydelse att automatiserade processer medför ändrat arbetssätt. Därför är det viktigt att nyckelpersoner är med på tåget när det lämnar stationen.