AUTOMATISERING

Ett antal processer i ett bolag är manuella just because. En reflekterar inte över att manuella processer tar tid och medför att fel kan uppstå. På engelska benämns detta som Digital Transformation, men är enklast utryckt på svenska som att automatisera processer.

Ekonomiavdelningen lägger mycket tid på att jaga leverantörsfakturor som är ute på attestering. Personen som skall signera är hemma med sjukt barn. När fakturan äntligen är signerat skall bokföringen uppdateras med korrekt kontering.

Nästa manuella steg i processen är att fram utbetalningsförslag till VD som skall signeras. När pappret är signerat skall någon skapa utbetalningsfil, logga in i banken och importera/godkänna utbetalningen

Hela denna processen kan en automatisera. Leverantörsfaktura scannas och attesteras utan att någon fysisk signerar på ett papper. När betalningsdatumet närmar sig tar systemet, automatisk, fram ett betalningsförslag. Detta betalningsförslaget signeras digitalt och betalning skickas automatisk till banken. Där banken har utfört betalningen återrapporteras detta till systemet och betalning uppdateras som betalt. En har direkt en uppdaterat leverantörsreskontra, och detta utan att någon gör manuella processer på vägen.

Vad är automatisering?

I sin enklaste form handlar automatisering om att stödja, förenkla och effektivisera arbetsprocesser med IT-lösningar. Dock är det viktigt att vara medveten om att automatisering inte är IT-lösningar i sig, men att automatisering avser att använda teknologi för att eliminera manuella arbetsuppgifter och för att effektivisera. I en heldigital värld måste användare eller kunder inte förhålla sig till processer. Alla responser är automatiserade.

Om processerna inte hänger ihop och inte är automatiserade förlorar bolagen i slutändan mycket pengar.

Nyttan för er som kund

Många bolag har under många år kört på, och har tappat översikten över båda processer och IT-infrastruktur, och om organisationen och ovanstående är i linje med bolagets strategi. Man bör då ta några steg tillbaks och skaffa sig en överblick och titta på vad som kan/bör ändras för framtiden (2-5 års horisont). I projekt av denna typ måste man sätta sig tydliga och realiserbara mål. Man kommer också att upptäcka processändringar som snabbt och till låg kostnad kan implementeras. Det viktiga här är att alla ändringar skall i slutändan medföra ökad effektivitet och reducerade kostnader för bolaget. Det är också viktigt att man inte enbart sätter ström på papper, att man flyttar en process från ett papper till en app. Själva processen bör istället ändras, förenklas och automatiseras.

En sammanhängade process från inköp till betalning, där alla steg är automatiserade/digitaliserat så mycket som möjligt. Där användaren godkänner beställning och i slutligen godkänner betalning till leverantör.

Vem skall vara involverad

För att lyckas med automatisera processer måste ledningsgrupp och styrelse vara med på tåget. Det är dessa som tillsammans bestämmer bolagets framtida strategi och mål och det är därför dessa grupper också måste vara engagerade. Utan engagemang blir det aldrig någon automatisering.

”Strategy comes from identifying one or two critical issues in the situation – the pivotal points that can multiply the effectiveness of effort – then focusing and concentrating action and resources on them.” Från ”Good strategy / bad strategy”: Richard Rumelt

Det är inte utan betydelse att automatiserade processer medför ändrat arbetssätt. Därför är det viktigt att nyckelpersoner är med på tåget när det lämnar stationen.

Frågor att ställa sig

  • Är det några av dagens processer som kan automatiseras, eller göras mer effektiv genom användning av digitala verktyg?
  • Finns möjlighet för ett bättre automatiserat/digitaliserat samarbete med era kunder och leverantörer?
  • Kan teknologi skapa nya tjänster eller produkter?